Control de Activos Fijos y Ley Aduanera

Comenzaremos por definir qué es un activo fijo. Estos activos pueden ser tangibles o intangibles y se destinan al mantenimiento de la empresa o industria. En este artículo, nos enfocaremos en los activos tangibles y en la importancia de tener un buen control sobre ellos, junto con las implicaciones legales, recomendaciones y otros puntos de interés para la empresa.

Empezando con el artículo 146 de la Ley Aduanera, se establecen los documentos que deben respaldar la tenencia, el transporte o la manipulación de mercancías extranjeras.

Artículo 146: La tenencia, transporte o manipulación de mercancías de procedencia extranjera, a excepción de las de uso personal, deberá respaldarse en todo momento con cualquiera de los siguientes documentos:

1. Documentación aduanera que acredite su importación legal, o bien, documentos electrónicos o digitales que, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables y las reglas emitidas por el Servicio de Administración Tributaria, respalden su tenencia, transporte o manipulación legal. En el caso de la venta de vehículos importados definitivamente, el importador deberá entregar el pedimento de importación al comprador. En posteriores ventas, el comprador deberá exigir dicho pedimento y conservarlo para demostrar la tenencia legal del vehículo en el país.

2. Nota de venta emitida por autoridad fiscal federal o institución autorizada, o la documentación que acredite la entrega de las mercancías por parte de la Secretaría.

3. Comprobante fiscal digital que cumpla con los requisitos establecidos en el Código Fiscal de la Federación.

Las empresas transportadoras autorizadas legalmente, al transportar mercancías de procedencia extranjera fuera de la franja o región fronteriza, podrán demostrar la tenencia legal de las mismas mediante la carta de porte y los documentos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria a través de reglas.

Es necesario tener en cuenta que, independientemente del régimen aduanero utilizado, las empresas deben mantener un expediente electrónico y digital de sus importaciones con los siguientes documentos:

• Impresión Simplificada.

• Factura Comercial.

• Carta de traducción de la factura (en casos aplicables).

• Guía aérea o conocimiento de embarque.

• Documentos que demuestren el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias (incluyendo NOMs).

• Documentos de traslado o notas de entrega que confirmen la entrada o salida física del almacén (solo en operaciones virtuales).

• Certificado de origen (preferencias, cuotas, cupos, etc.).

• Manifestación de valor*.

• Hoja de cálculo.

• Detalles de la transmisión de información relacionada con el valor y comercialización de las mercancías (COVE's) con sus respectivos acuses y cumplimientos de obligaciones aduaneras (ED's).

• Carta de encomienda*. (Artículo 36-A Fr. 1, 59 Fr. II, III y V de la Ley Aduanera, Artículo 77, 80 y 110 del RLA Reglas, 3.1.8; 3.1.31; 1.5.1 y Anexo 1 de las RGCE).

Es importante destacar que los datos de identificación individual que se encuentren en los activos fijos deben coincidir con los documentos a través de los cuales es obligatorio transmitir esta información. Es decir, en el acuse de valor (antes COVE), esto de acuerdo con el artículo 36-A de la Ley Aduanera a partir del 10 de diciembre de 2013. Sin embargo, con la publicación del nuevo Reglamento de la Ley Aduanera el 20 de abril de 2015, el cual entró en vigor dos meses después, se estableció en su artículo 67 la posibilidad de transmitir esta información a través de un documento digitalizado. Por lo tanto, se sugiere que el agente aduanal realice el reconocimiento previo (artículo 42 de la Ley Aduanera) del despacho aduanero para verificar que los datos de identificación coincidan plenamente.

Es relevante mencionar que antes del 10 de diciembre de 2013, la Ley Aduanera en su artículo 36 establecía que los datos de identificación individual podían incluirse en el pedimento, la factura, el documento de embarque o en una relación anexa que contenga el número de pedimento correspondiente, firmada por el importador, agente o apoderado aduanal.

Además, en el artículo 108 de la Ley Aduanera, en su fracción tercera, se establece que los activos fijos importados temporalmente con la clave del pedimento "AF" por parte de empresas con programa IMMEX autorizado por la Secretaría de Economía tendrán un plazo de permanencia durante la vigencia del programa de maquila o de exportación en los siguientes casos (artículo 12 del Decreto IMMEX): a) Maquinaria, equipo, herramientas, instrumentos, moldes y refacciones destinados al proceso productivo. b) Equipos y aparatos para el control de la contaminación, investigación, capacitación, seguridad industrial, telecomunicación y cómputo, laboratorio, medición, prueba de productos, control de calidad, así como aquellos relacionados directamente con la manipulación de materiales vinculados al proceso productivo. c) Equipo para el desarrollo administrativo.

De acuerdo con el artículo 24, fracción VI, del Decreto IMMEX, las empresas que hayan importado temporalmente deben mantener las mercancías en sus domicilios registrados. Por lo tanto, es necesario considerar la trazabilidad de las mismas y demostrar en cualquier acto de fiscalización que se encuentran en dichos domicilios.

Recomendaciones:

• Contar con un diseño claro del lay-out de la planta, donde se ubiquen adecuadamente las máquinas, moldes y refacciones en las instalaciones de la empresa. Esto permitirá tener un mayor control de la trazabilidad de estos activos.

• Realizar un inventario físico.

• Identificar la documentación correspondiente en relación con el inventario físico.

• Vincular la documentación con el inventario físico.

• Además de lo mencionado anteriormente, se recomienda crear un archivo en formato Excel con el desglose de los pedimentos y otros documentos señalados en el artículo 146 de la Ley Aduanera mencionado anteriormente. Esto permitirá contar con la documentación de manera más eficiente en caso de que la autoridad inicie procesos de verificación, evitando así sanciones y embargos que podrían tener un impacto financiero significativo.

• Para importaciones de moldes o refacciones realizadas con la clave de pedimento "AF", se sugiere analizar la opción de cambiar al régimen de pedimento "F5", debido a la complejidad en la trazabilidad de dichos bienes.

• Todos los activos fijos deben contar con una placa de identificación individual que indique nombre, origen, modelo y número de serie, siempre y cuando estos datos existan.

• Elaborar una carpeta que contenga una identificación adecuada de todos los activos fijos de la empresa. En esta carpeta se recomienda incluir lo siguiente para cada máquina y/o equipo:

  1. Mapa de ubicación del activo.

  2. Fotografía de la mercancía.

  3. Datos de identificación de la mercancía.

  4. Documentación original que acredite la legal estancia, tenencia y/o importación de la mercancía.

Es importante tener en cuenta que, en el caso de activos fijos derivados de compras nacionales, se debe conservar la factura de compra correspondiente, en la cual se especifiquen los datos de identificación individual, si corresponde.

El control inadecuado de los activos fijos en las instalaciones de la empresa puede representar un riesgo en caso de que la autoridad inicie facultades de comprobación.

Esto podría llevar a un embargo precautorio y sanciones de hasta el 100% del valor comercial de las mercancías, según los artículos 151, 176 y 178 de la Ley Aduanera.

El artículo 151 establece que las autoridades aduaneras pueden embargar de manera precautoria las mercancías y los medios de transporte en casos como la falta de documentación aduanera que acredite los trámites legales de introducción o extracción de las mercancías. También se contempla el embargo precautorio para vehículos conducidos por personas no autorizadas.

El artículo 176 establece que se comete una infracción cuando no se acredita la legal estancia o tenencia de las mercancías en el país, o cuando no se cumplen los trámites previstos en la Ley Aduanera. Esto incluye presentar mercancías ante el mecanismo de selección automatizado sin el pedimento correspondiente o con un pedimento incorrecto.

El artículo 178 establece las sanciones para las infracciones mencionadas en el artículo 176. Se puede aplicar una multa que puede ser equivalente a una fracción del valor comercial de las mercancías o del 70% al 100% cuando las mercancías están exentas. En caso de demostrar que se realizó el pago correspondiente antes de la presentación de las mercancías, se aplicaría una sanción diferente.

Es importante tener en cuenta el oficio 326-SAT-l-4390 emitido por el SAT con fecha del 08/10/2002. Este oficio indica que, antes de iniciar el PAMA (Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera), en el informe correspondiente se deben detallar tanto las mercancías debidamente acreditadas como las que no lo están. El embargo precautorio solo procederá sobre las mercancías que no estén debidamente acreditadas.

COVE-Comprobante de valor electronico